Anleitung
Von der Installation bis zur ersten bezahlten Rechnung. Wer die Kapitel der Reihe nach durchgeht, hat Simplavo in einer Viertelstunde eingerichtet.
Laden Sie Simplavo für Ihr Betriebssystem herunter und installieren Sie es wie gewohnt: unter macOS ins Programme-Verzeichnis ziehen, unter Windows das Installationsprogramm ausführen.
Beim ersten Start legt Simplavo einen Datenordner auf Ihrem Rechner an. Dort liegen sämtliche Daten – Kunden, Angebote, Rechnungen und Zeiten. Nichts davon verlässt Ihren Rechner.
Tragen Sie zuerst Ihre Firmendaten ein: Name, Adresse, Mehrwertsteuernummer und die IBAN, auf die Ihre Kundschaft zahlt. Diese Angaben landen auf jedem Dokument und im QR-Code.
Ohne gültige IBAN kann Simplavo keine QR-Rechnung erzeugen – das ist der einzige Punkt, an dem es ohne Ihre Angaben nicht weitergeht.
Laden Sie hier auch Ihr Logo hoch. Es erscheint auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen.
Kunden können Sie einzeln erfassen oder aus einer CSV-Datei einlesen. Für den Anfang genügt ein Kunde – die übrigen entstehen im Alltag.
Im Leistungskatalog hinterlegen Sie, was Sie regelmässig verrechnen: Stundensätze, Pauschalen, Artikel. Jede Position bekommt Preis, Einheit und Mehrwertsteuersatz. Das spart später bei jedem Angebot Tipparbeit.
Wählen Sie den Kunden, fügen Sie Positionen aus dem Katalog hinzu und passen Sie Mengen oder Preise an, wo es nötig ist. Rabatte setzen Sie je Position oder auf das gesamte Angebot.
Das fertige Angebot exportieren Sie als PDF und verschicken es aus Ihrem Mailprogramm. Den Status – offen, angenommen, abgelehnt – pflegen Sie in Simplavo nach, damit die Übersicht stimmt.
Starten Sie den Timer, sobald Sie an einem Projekt arbeiten. Er läuft in einem kleinen eigenen Fenster weiter, auch wenn Sie Simplavo in den Hintergrund schieben.
Vergessene Stunden tragen Sie nachträglich ein. Markieren Sie dabei, was verrechenbar ist und was intern bleibt – beim Abrechnen schlägt Simplavo nur die verrechenbaren Stunden vor.
Aus einem angenommenen Angebot wird die Rechnung mit einem Klick. Alternativ erstellen Sie eine Rechnung direkt und lassen die offenen Stunden des Projekts übernehmen.
Simplavo vergibt die Rechnungsnummer fortlaufend und erzeugt den QR-Code mit Referenz. Prüfen Sie Datum und Zahlungsfrist, dann exportieren Sie das PDF.
Geht das Geld ein, erfassen Sie die Zahlung. Auch Teilzahlungen sind möglich – der offene Restbetrag bleibt sichtbar.
Überfällige Rechnungen erscheinen in einer eigenen Liste. Sie entscheiden je Rechnung, welche Mahnstufe hinausgeht.
Jede Stufe hat einen eigenen Text, den Sie einmal anpassen und danach immer wieder verwenden.
Die Auswertungen zeigen Umsatz pro Kunde und Zeitraum, offene Posten und die Mehrwertsteuer je Abrechnungsperiode.
Für den Jahresabschluss exportieren Sie die Belege in einem Format, das Ihre Treuhand weiterverarbeiten kann.
Weil Ihre Daten auf Ihrem Rechner liegen, liegt die Sicherung auch in Ihrer Hand. Simplavo legt regelmässig eine Kopie im Datenordner ab – nehmen Sie diesen Ordner in Ihre gewohnte Sicherung auf, etwa Time Machine oder ein Backup auf eine externe Festplatte.
Beim Wechsel auf einen neuen Rechner kopieren Sie den Datenordner und starten Simplavo dort. Mehr ist nicht nötig.